Comment tient-on la comptabilité du club ?
Le Trésorier doit tenir à jour trois états comptables : Un livre journal. Le Trésorier y inscrit toutes les opérations effectuées : les versements, les achats et les ventes de valeurs, les dividendes perçus, les entrées et sorties de membres… A l'ère de l'informatique, il n'est plus nécessaire de tenir les comptes à la main dans un registre aux pages numérotées. Toutefois, si les comptes sont tenus sur un programme de type Excel, il est impératif qu'ils soient communiqués tous les mois aux membres. Il se présente sous la forme d'un tableau en huit colonnes :
Le Trésorier tient à jour précisément :
Un état des versements de chaque membre. Sur cet état, le Trésorier inscrit au regard de la date, pour chaque membre :
Un état du portefeuille du Club. Tout comme le livre journal et l'état des versements des membres, l'état du portefeuille doit être constamment tenu à jour à l'aide des avis d'opéré. Il comporte le nom de chacune des valeurs détenues dans le club, la quantité, leur cours d'achat (prix de revient global et prix de revient unitaire) ainsi que les coupons perçus sur ces titres. Cet état permet une évaluation boursière du portefeuille lors de chaque réunion mensuelle. Le Trésorier inscrit alors en regard de chaque valeur son cours à la date d'évaluation retenue ainsi que la valeur globale de chaque dossier (cours x nombre de titres). En additionnant les lignes, le Trésorier obtient la valeur boursière du portefeuille qui, augmentée des liquidités en caisse, constitue l'actif net du club.
La distribution des produits de l'exercice Il faut toujours distinguer les revenus encaissés des plus-values réalisées. Comme on l'a vu précédemment, ces dernières ne sont pas imposables tant qu'elles restent dans le compte du club. En revanche, les premiers – qu'il s'agisse de dividendes ou d'intérêts d'obligations ou de Sicav monétaires – sont statutairement distribués à la fin de chaque exercice (article 21). N'oubliez pas que s'ils sont reversés au compte du club par les membres, ils sont ajoutés au versement mensuel de janvier et sont par conséquent pris en compte pour l'appréciation du plafond autorisé (5 500 €). Il faut également procéder à une distribution des revenus préalablement à la sortie d'un membre ou l'entrée d'un nouveau clubiste. En effet, les quote-parts doivent être précisément calculées (sur le montant avant impôts) avant le départ ou l'arrivée d'un membre puisque les revenus ne sont pas des plus-values mais des versements. Ne pas effectuer l'ajustement comptable reviendrait à gonfler artificiellement les plus-values. Un bon exemple pour illustrer Vous êtes perdu ? Rassurez-vous, nous allons reprendre toutes ces notions et les expliquer par l'exemple. Prenons un club crée le 5 mars 2011 avec 6 membres. Ceux-ci décident de démarrer avec un versement exceptionnel de 500 euros chacun puis de virer 75 euros tous les mois. Une date fixe de réunion est arrêtée, les membres se rencontreront tous les 5 du mois et vireront leur cotisation également ce jour-là. Le 5 mars, les actifs du club sont constitués des 6 versements des clubistes, soit : 6 x 500 = 3 000 € Le tableau d'état des versements se présente sous la forme suivante :
V : versement de chaque membre à la date considérée Q.P. : quote-part de chaque membre dans le capital du club à la date considérée : Lors du 1er versement cette quote-part est égale au versement V Dès le second versement, la quote-part est égale à Q.P.de janvier + V de février, c'est en fait la somme des versements de chaque membre depuis leur entrée dans le club. Au 5 mars, le Livre-Journal se présente tout simplement de la façon suivante :
La 10 mars, le club décide d'acheter 20 actions Alpha pour un montant de 820 euros (20 x 41 €) et 10 actions Beta pour un montant de 687 euros (10 x 68,70 €). Il reste 1 493 euros en liquidités. Le 4 avril, fin de la première période et veille du versement de la seconde cotisation et de la réunion du club, le Trésorier doit évaluer les avoirs du club. Ce jour-là, Alpha cote 47,77 € et Beta 71,70 €. Au 4 avril, le capital du club est de : (20 x 47,77) + (10 x 71,70) + 1 493 = 3 165,40 € A cette date, le Livre-Journal se présente alors ainsi :
L'ensemble des membres ayant versé les mêmes montants, la part individuelle est donc évaluée à ce jour, pour chacun à : [Capital x Q.P.] ¸ [Totaux Q.P.] soit [3 165,40 x 500] ¸ [3 000] = 527,57 € Une question évidente vient immédiatement à l'esprit : pourquoi cette formule alambiquée ; ne serait-il pas beaucoup plus simple de diviser le capital par le nombre de membres ? En effet, 3 165,40 / 6 = 527,57. Nous verrons plus loin que la formule ci-dessus permet de calculer la part individuelle d'un membre qui n'aurait pas versé les mêmes cotisations que les autres. Mais revenons à notre exemple d'origine. Le 5 avril, date de la deuxième réunion du club, les 6 versements de 75 euros sont effectués. Le tableau d'états des versements devient :
Le 11 avril, le club décide d'acheter 10 actions Gamma pour un montant de 735 euros (10 x 73,50 €) et 15 actions Omega pour un montant de 1 071 euros (15 x 71,40 €). Il reste 137 euros en liquidités. Le 4 mai, veille du versement de la troisième cotisation et de la réunion du club, le Trésorier doit évaluer les avoirs du club. Ce jour-là, Alpha cote 46,07 €, Beta 71,16 €, Gamma 75,50 € et Omega 74,20. Au 4 mai, le capital du club est de : (20 x 46,07) + (10 x 71,16) + (10 x 75,50) + (15 x 74,20) + 137 = 3 638 € Durant cette deuxième période, le Trésorier a enregistré les entrées suivantes dans le Livre-Journal :
L'ensemble des membres ayant versé les mêmes montants, la part individuelle est donc évaluée au 4 mai, pour chacun à : [Capital x Q.P.] / [Totaux Q.P.] soit [3 638 x 575] / [3 450] = 606,33 € Ce calcul est essentiel. Il permet notamment de déterminer le montant à verser à un membre, lorsque celui-ci quitte le club (voir paragraphe « Le départ d'un membre ») ou, éventuellement si le club le décide, à demander à un membre entrant pour se mettre au niveau des autres.
Au 4 mai, le club dégage une plus-value de 5,45 %. On peut calculer cette performance de trois manières : (valeur du portefeuille + liquidités) / versements totaux : 3 638 / 3 450 = 5,45 % valeur de la part / versement individuel total : 606,33 / 575 = 5,45 % plus-value / valeur du portefeuille : 188 / 3 638 = 5,45 % Le 5 mai, date de la troisième réunion du club, les 6 versements de 75 euros sont effectués. Le tableau d'états des versements devient :
La distribution des produits de l'exercice Entre le 5 mai et le 4 juin, aucune transaction n'est effectuée mais les quatre valeurs en portefeuille versent le dividende au titre de l'année 2005 :
Soit un total de 76,00 euros qu'il conviendra de répartir entre les membres au plus tard le 31 décembre. Pour illustrer le propos et comme nous allons faire entrer un membre en juin, nous allons traiter la distribution immédiatement. Pour y parvenir, on applique le même principe que pour le calcul de la part individuelle. La part de chacun est égale à : [Dividendes x Q.P.] / [Totaux Q.P.] soit [76 x 650] / [3 900] = 12,67 € Le tableau d'états des versements devient alors:
Au 4 juin, le capital du club est de : (20 x 44,40) + (10 x 69,15) + (10 x 74,30) + (15 x 69,60) + 663 = 4 029,50 € L'ensemble des membres ayant versé les mêmes montants, la part individuelle est donc évaluée au 4 juin, pour chacun à : [Capital x Q.P.] / [Totaux Q.P.] soit [4 029,50 x 662,67] / [3 976] = 671,59 € Durant cette troisième période, le Trésorier a enregistré les entrées suivantes dans le Livre-Journal :
Du fait de la baisse des cours des valeurs en portefeuille constatée durant la période, la plus-value latente est ramenée à : (valeur du portefeuille + liquidités) / versements totaux = 4029,50 / 3 976 = 1,35 % valeur de la part / versement individuel total = 671,59 / 662,67 = 1,35 % plus-value / valeur du portefeuille : 53,50 / 4 029,50 = 1,35 % L'arrivée d'un nouveau membre L'entrée d'un nouveau membre se fait au moment de la réunion mensuelle. Préalablement, le Trésorier a procédé à la distribution des revenus de l'exercice entre les différents membres et a établi le bilan du club ainsi que la quote-part de chacun. Dans notre exemple, le nouveau membre est accueilli le 5 juin. Mais il ne fait qu'un versement exceptionnel de 250 euros qui sera suivi de 50 euros par mois. Le tableau d'états des versements s'établit alors de la façon suivante :
Comment comptabiliser le départ d'un clubiste ? La démission d'un membre est un peu plus compliquée à gérer même si elle relève du même principe. En effet, le Trésorier doit procéder à la distribution des revenus de l'exercice (comme on l'a vu plus haut pour l'arrivée d'un nouveau clubiste) et établir le bilan du club. Se pose alors la difficulté de dégager les liquidités nécessaires au remboursement du démissionnaire. Si le compte est suffisamment approvisionné, pas de problème. Sinon, il faut procéder à la vente de quelques valeurs. Attention, le Trésorier doit tenir compte dans ses calculs d'une pénalité de départ – généralement égale à 2% de la quote-part du membre – destinée à compenser les frais et le tracas occasionné par cet événement. Mais revenons à notre exemple : Lors de la réunion du 5 juin, le membre B annonce son intention de démissionner à compter du 5 juillet. Il remet alors en main propre (il peut aussi envoyer une lettre avec accusé de réception) une lettre de démission au Président. Au 5 juin, les liquidités du club s'élèvent à 663 euros (solde au 4 juin) plus 700 euros (versements de juin) ; soit 1 363 euros. Avec cette somme disponible, les clubistes présents à la réunion décident de renforcer l'action Beta si celle-ci devait passer sous les 66 euros, ce qui se produit le 11 juin. Ayant placé un ordre à seuil de déclenchement à ce cours pour 20 actions, l'opération est réalisée ce jour-là à un cours de 66,10 euros (frais inclus). Au 4 juillet, au moment de l'arrêté des comptes qui va fixer la quote-part du clubiste B démissionnaire, les liquidités disponibles s'élèvent à : 1 363 – 1 322 = 41 euros Elles sont manifestement insuffisantes pour couvrir la somme qui est due à B. Les valeurs en portefeuille clôturent la séance du 4 juillet de la façon suivante :
Le capital du club est donc égal à : (20 x 46,90) + (30 x 69,80) + (10 x 76,10) + (15 x 73,08) + 41 = 4 930,20 € Au 4 juillet, fin de la 4e période, le Trésorier a enregistré les entrées suivantes dans le Livre-Journal :
La part des membres A à F (dont celle de B démissionnaire) est égale à [Capital x Q.P.] / [Totaux Q.P.] soit : [(4 930,20) x 737,67] / [4 676] = 777,77 € soit 15,78 % du portefeuille. Celle du membre G s'élève à [Capital x Q.P.] ¸ [Totaux Q.P.] soit : [(4 930,20) x 250] / [4 676] = 263,59 € soit 5,35% du portefeuille. L'article 18 des statuts prévoyant la déduction forfaitaire représentant les frais d'un montant de 2% de la quote-part due, la somme à rembourser au membre B démissionnaire s'élève donc à : 777,77 – 15,56 = 762,21 € Le 5 juillet, les membres restants versent leur cotisation et le tableau des versements s'établit comme suit :
Notez que le membre B n'a logiquement pas versé sa cotisation et que le montant qui lui est dû a bien été déduit des versements totaux même si cette somme ne lui a pas encore été versée. Au 5 juillet, les liquidités disponibles s'élèvent à : 41 + 425 (cotisations de juillet) = 466 euros Tirant profit d'une spéculation sur l'action Alpha, le club décide d'en vendre 10 le 13 juillet au cours net de 49,40 euros afin de pouvoir rembourser le membre B démissionnaire. Après paiement de la somme due à B, les liquidités disponibles s'élèvent donc à : 466 + 494 – 762,21 = 197,79 euros. Le 20 juillet, pour récompenser ses actionnaires, Omega décide de distribuer une action gratuite à raison de 10 détenues. Le club se voit donc attribuer une action supplémentaire. Les valeurs en portefeuille clôturent à la séance du 4 août de la façon suivante :
Le capital du club est donc égal à : (10 x 49,10) + (30 x 71,40) + (10 x 77) + (16 x 69,80) + 197,79 = 4 717,59 € Au 4 août, fin de la 5e période, le Trésorier a enregistré les entrées suivantes dans le Livre-Journal :
La part des membres « historiques » est égale à [Capital x Q.P.] / [Totaux Q.P.] soit : [(4 717,59) x 812,67] / [4 338,79] = 883,62 € soit 18,73 % du capital. Celle du membre G s'élève à : [(4 717,59) x 300] / [4 338,79] = 326,19 € soit 6,91 % du capital. L'état du portefeuille du club Voyons maintenant comment toutes ces opérations sont enregistrées dans l'état du portefeuille du club Etat du portefeuille au 4 août
Ces opérations peuvent paraître un peu complexes à la lecture des pages qui précèdent. Dans la pratique, elles ne posent pas de problèmes particuliers aux Trésoriers de clubs. L'exemple qui vous est donné dans ici permet de visualiser le « processus ». Le secret de la réussite consiste à bien tenir le Livre-Journal au fur et à mesure que les opérations sont effectuées et à enregistrer dans la colonne Observations les différentes étapes que nous avons décrites. Cela vous évitera non seulement des erreurs mais vous mettra aussi à l'abri d'éventuelles contestations ! [2] Compte tenu de l'attribution d'une action gratuite. |
Mots clés
50 ans anniversaire WFI WFYI
ACPR
ACTIONS
AMF
ANALYSE
ANALYSE FINANCIERE
ASSEMBLEE GENERALE
Actualités
BANQUE DE FRANCE
CAC 40
CAC40
CLIFF
CLUB INVESTISSEMENT
COMMUNIQUE DE PRESSE
CROWDFUNDING
CULTURE
DEVELOPPEMENT DURABLE
DIVIDENDES
EDF
ENTERNEXT
EPARGNE
EQUIPE
ESG
ESMA
EUROPE
FISCALITE
Formation
François Fillon
GESTION DE PORTEFEUILLE
GRAND EMPRUNT
GRAPHIQUE
Grands Prix
HYDRAULIQUE
INTERNET
INTERVIEW
INVESTIR
ISF
ISR
Inform@ctions
Magazine
Ministre des Finances
NEXT20
NON COTE
OAT
OBLIGATIONS
OCF
OPA
OPR
PEA
PEA PME
PME
PORTEFEUILLE
POUVOIR
Partenaire
Presse
Pédagogie
REDACTION
Rendez-vous
Réunions d'actionnaires
SUEZ ENVIRONNEMENT
VALEURS MOYENNES
VIVENDI
WebTV
Webzine
actionnaire
actionnaires
actionnaires individuels
analyse technique
bonus
bourse
business angel
certificat
cinema
clubiste
finance
guide
investissement
investisseur
laskine
lexique boursier
opcvm
partenaires
presse financière
produits derives
quizz boursier
retraite
sociétés cotées
économie
|