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Gérer un club au jour le jour

Une fois le club créé, sa vraie vie commence et il faut tout de suite la démarrer sur des bases saines. Le club ne réussira que si tout le monde y met du sien et pas seulement les membres du Bureau. Un club d'investissement est aussi un apprentissage social auquel tout le monde doit participer. Disons-le tout net : si vous n'êtes pas prêt à jouer le jeu, alors il vaut mieux laisser tomber avant même de commencer. Etre ignorant en matière de finance n'est absolument pas un handicap. Les clubs les plus performants sont souvent composés de néophytes. Mais des débutants qui ne demandent qu'à apprendre.

Toute la vie du club va s'articuler autour de la réunion mensuelle qui va lui insuffler son rythme. C'est tout au long de ces rencontres périodiques que le travail et la compétence des clubistes vont se développer, l'expérience viendra progressivement au fur et à mesure que le portefeuille investi prendra de l'ampleur.

La réunion mensuelle

Cette terminologie n'est pas très satisfaisante car elle ne correspond plus vraiment à la réalité. Certes, une grande majorité de clubs se réunissent toujours physiquement une fois par mois, certains ne s'interrompant même pas pendant l'été. Mais une proportion non négligeable a mis en place des réunions plus rapprochées : une fois toutes les trois semaines ou tous les quinze jours. Surtout, à l'ère d'Internet, il n'est plus rare que certains clubs tiennent des réunions en ligne, en particulier en période de forte volatilité des marchés. Ce qui est très fréquent aujourd'hui. La F2iC met d'ailleurs à la disposition des clubs et de leurs membres une structure virtuelle – l'Espace Club (rubrique Club/votre Espace Club) – qui leur permet de gérer leur club à distance. Attention, toutefois, de ne pas tomber dans le travers du tout Internet. Le club d'investissement est avant tout un engagement social et pédagogique qui nécessite que ses membres se rencontrent régulièrement.

C'est pourquoi la réunion mensuelle est au cœur de son activité. Mal la préparer, c'est risquer d'en amoindrir l'efficacité. Ne pas y assister, c'est risquer de se marginaliser et de perdre rapidement pied. En fait, que vous soyez membre du Bureau ou simple clubiste, vous devez considérer votre club comme une société de gestion engagée dans des transactions financières et la réunion mensuelle comme son conseil d'administration. Son rôle est d'en fixer les orientations stratégiques, d'en suivre les évolutions et de contrôler l'action du Président. Si vos rencontres mensuelles sont bien organisées et que les débats bien menés, l'évolution de votre portefeuille s'en ressentira de façon très positive. L'expérience montre que les clubs d'investissement qui prennent un grand soin dans l'organisation de leur réunion mensuelle affichent des performances supérieures. C'est dire si elle est importante.

Vous pouvez vous rassembler n'importe où, à condition que cet espace soit suffisamment grand pour vous recevoir tous. Il est très fréquent que les débats se déroulent à tour de rôle chez chacun des membres, ou bien dans un café ou un restaurant qui aura été réservé pour l'occasion. N'hésitez pas à faire preuve d'imagination et de débrouillardise. Les clubs de l'Université du temps libre de Bordeaux arrivent à l'occasion à trouver des salles publiques qui sont mises à leur disposition gracieusement. Enfin, l'intermédiaire financier ou le conseiller en gestion de patrimoine joue parfois un rôle non négligeable dans la fourniture d'un local adéquat. Même si les clubs qui ont avec leur banque une relation forte font figure d'espèce menacée, nombreux sont ceux qui ont la possibilité de disposer d'un espace dans une agence bancaire ou dans une société de gestion. Pour ces clubs, cette proximité est une source exceptionnelle d'information et d'analyses.

Différents lieux de réunion des clubistes

Quant à la teneur des débats, un conseil : Soyez court ! Inutile de vous lancer dans des discussions interminables, vous risqueriez de lasser. N'oubliez pas que le but principal de la réunion est de faire le point sur les comptes, de passer en revue la performance du club et d'adapter sa stratégie en fonction des conditions de marché et des liquidités qui arrivent sur le compte. Vous devez donc vous fixer un objectif de temps: ne pas dépasser plus de deux heures à chaque séance.

Autre recommandation : commencez votre réunion à l'heure. Le président ne doit pas faire attendre ceux qui ont fait l'effort d'être ponctuels. Il est important qu'il entre tout de suite dans le vif du sujet. Voici un petit « vade-mecum » sur la façon dont une réunion de club d'investissement peut se dérouler :

Le Président lit l'agenda de la séance qui comporte les points spécifiques à examiner.
Le Secrétaire établit la liste des membres présents ou excusés. Après s'être assuré que tous les clubistes ont bien pris connaissance du procès-verbal de la réunion précédente, il le leur soumet pour approbation.
Suit un commentaire rapide sur l'évolution de la conjoncture boursière et économique depuis la dernière rencontre. Cet exposé peut être assuré par le Président ou, le cas échéant, par un animateur/invité extérieur. Il doit être accompagné de quelques prévisions et analyses recueillies dans la presse.
Une quinzaine de minutes peuvent être consacrées à un exposé sur une technique boursière ou un secteur d'activité qui aura été confié la fois précédente à un groupe de travail de deux ou trois personnes maximum.
Le Trésorier fait un point sur la situation du portefeuille en se basant sur les cours de clôture de la veille de la réunion et distribue aux présents un état du compte qui comprend la liste des valeurs, le montant des liquidités disponibles et la quote-part de chacun.
Commence alors une phase de discussion pendant laquelle tous les membres font part des événements sur les secteurs et valeurs qu'ils suivent. Il est important que tout ceux qui ont des choses à dire puissent s'exprimer.
Les clubistes passent ensuite, le cas échéant, au choix des nouveaux titres à intégrer dans le portefeuille et de ceux qu'il convient de vendre. Chaque décision fait l'objet d'un vote dont les règles sont fixées dans les statuts. Le Trésorier doit s'assurer que les ressources du club sont suffisantes pour que les décisions prises soient applicables.

Du bon usage des réunions exceptionnelles

Un événement imprévu et important peut rendre nécessaire la tenue d'une réunion en dehors du calendrier préétabli. Celle-ci suppose toutefois un certain formalisme qui en accentue le caractère exceptionnel. En effet, elle doit être convoquée à l'initiative d'un quart des membres, qui devront adresser à chaque clubiste une lettre recommandée avec accusé de réception et ce quinze jours avant la date prévue en précisant l'ordre du jour de cette convocation. Une telle réunion exceptionnelle peut être convoquée pour statuer sur :

L'exclusion d'un membre,
L'admission d'un nouveau membre,
La révocation du bureau du club.

Autant de points qui peuvent également être traités lors des réunions régulières mais qui exigent l'unanimité des voix des membres présents ou représentés.

Quelles sont les règles de vote ?

Excellent exercice de démocratie et de vie en société, le club d'investissement fait largement appel à l'exercice du droit de vote. Hormis lors de la constitution du club, la participation de l'ensemble des clubistes ou l'unanimité des votants ne sont jamais requises. La majorité simple des présents (ou représentés) suffit. D'où l'importance de l'assiduité. Toutefois, rien n'empêche un club d'insérer dans ses statuts des règles de votes plus contraignantes lorsque des décisions exceptionnelles doivent être prises telles que l'exclusion d'un membre ou l'élection ou la révocation du Bureau.

Les règles de vote sont fixées par l'article 11 des statuts du club. En fait, les clubistes ont le choix entre deux options :

Un membre = une voix.
Le poids électoral de chaque membre varie en fonction du nombre de parts qu'il détient.

La première solution est plus simple à appliquer et correspond mieux à l'esprit du club d'investissement. Elle s'est d'ailleurs très largement imposée. Mais la seconde a également sa raison d'être en particulier dans les clubs qui fonctionnent avec des cotisations variables ou dans le cas de l'arrivée tardive de nouveaux membres aux quote-parts moins élevées.

Exemple :

Un club comprend 12 membres fondateurs qui ont accumulé chacun 60 parts et 6 membres arrivés plus tard et qui détiennent chacun 25 parts. Le nombre total de parts est donc de : (12 X 60) + (6 X 25) = 870

Si, lors d'une réunion mensuelle, 4 membres fondateurs et les 6 membres récents sont présents, la majorité simple sera donc de : ((4 X 60) + (6 X 25))/2) + 1 = 196 parts

Quelle que soit la solution retenue, le vote se fait généralement à main levée.

Le rôle du Bureau

Il tient un rôle central dans la vie du club. Les trois personnes qui le composent – le président, le trésorier et le secrétaire – vont le faire fonctionner et organiser le rôle de chacun de ses membres. Choisis parmi les clubistes, ils sont élus à la majorité simple pour un an renouvelable. Le bureau peut être plus large, le Président et le Trésorier pouvant avoir chacun un adjoint qui va les seconder dans leur tâche.

Le Président

Le rôle du Président est d'assurer la direction du club de telle manière que la bonne entente règne et que les objectifs du club soient ainsi atteints dans les meilleures conditions. Les principales tâches qui lui incombent sont :

Ouvrir et utiliser le compte bancaire du club.
Préparer les réunions en coordination avec le Trésorier et le Secrétaire.
Diriger les réunions en présentant un ordre du jour, en guidant les débats et en répartissant les tâches entre les membres du club.
Appliquer (ou éventuellement faire appliquer par le Trésorier) les décisions du club, notamment transmettre les ordres de Bourse et réceptionner les avis d'exécution.
Signer les documents engageant le club, faire fonctionner le compte et assurer le relais avec l'intermédiaire financier.
Veiller à ce que les décisions soient prises conformément aux règles du club et, d'une façon générale, à leur bonne application.

Un Président témoigne

Charles Collin de West Invest a trouvé l'expérience de clubiste très enrichissante : « Lors de la mise en place du club, j'ai pu développer mon esprit d'équipe, ma persévérance et mon sens de l'engagement, raconte-il. En effet, d'un naturel dynamique, sociable et consciencieux, j'ai trouvé dans ce challenge la confirmation de mon goût pour le développement de projet et le travail en équipe. Je pense que mon sens du leadership et du management a été bénéfique pour le groupe et a permis de concrétiser ce projet exigeant dans un délai très court. Cette mission a été également très enrichissante pour moi en terme d'apprentissage : elle m'a en effet permis de percevoir qu'il est toujours important de prendre en compte les points de vue de ses coéquipiers, notamment pour des décisions cruciales d'investissement. L'ouverture d'esprit, le sens de l'équipe et un bon partage des idées constituent la recette idéale pour mener à bien un projet ».

Le Trésorier

Il a pour rôle, et ce n'est pas mince, de tenir la comptabilité du club à l'aide des relevés et des avis d'opéré que lui remet le Président. Cependant, sous l'autorité de ce dernier, il peut avoir accès au compte bancaire. Ses principales tâches consistent à :

Avant chaque réunion, à établir l'estimation du portefeuille et calculer la valeur de la part ; assurer le suivi des versements de chaque membre et tenir la comptabilité de la trésorerie.
Veiller à ce que les versements et les retraits des membres soient effectués selon les règles.
Procéder aux répartitions (dividendes et intérêts) aux époques prévues.

Le Secrétaire

Il s'occupe des questions administratives concernant essentiellement les réunions et la documentation. En particulier :

Il prépare les réunions selon les indications du Président, notamment en rassemblant les documents nécessaires.
Il prend des notes.
Après la séance, il établit un compte-rendu succinct et clair sur les débats, les votes, les décisions prises (achats, ventes, souscriptions…), les valeurs, les secteurs ou les techniques mis à l'étude, et la répartition du travail entre les clubistes.
Il transmet ce compte-rendu au Président pour approbation puis à tous les membres du club.

L'arrivée et le départ de nouveaux membres

Un club d'investissement est un organisme vivant. Tout au long de sa vie des membres pourront le rejoindre et d'autres le quitter. Le traitement comptable de ces événements est détaillé dans le dossier comptabilité (Rubrique Club/en savoir plus/dossier/comptabilité). Ce qui nous intéresse ici, c'est plutôt la façon dont les choses doivent s'organiser pour bien se passer.

L'entrée

L'arrivée d'un nouveau membre est toujours possible tant que la barre fatidique des 20 participants n'est pas atteinte. Attention, on n'entre pas dans un club comme dans un moulin : c'est une décision qui est prise à l'unanimité des membres présents ou représentés lors de la réunion mensuelle qui statuera sur la ou les candidatures. Une fois les nouveaux candidats acceptés, le Trésorier doit faire un arrêté des comptes à la veille du premier versement du nouveau clubiste. Ainsi, si les versements sont effectués tous les 5 du mois, le bilan du club est dressé au 4 sur la base des cours de Bourse de clôture. En outre, tous les dividendes et autres revenus perçus préalablement sont distribués pour ne pas gonfler artificiellement le poste « plus-values latentes ». Une fois ces opérations effectuées qui permettent d'établir la quote-part de chacun des membres, l'entrée du ou des nouveaux membres peut intervenir. Deux cas de figure peuvent se présenter :

Le club impose au nouvel adhérent d'avoir le même nombre de parts que les autres. Selon la valeur de la part qui est fonction de la performance du portefeuille, le versement initial sera plus ou moins élevé. Attention, il ne faut pas confondre « versement » et « valeur de la part ». Si les clubistes ont versé 4 000 euros chacun mais que leur part ne vaut plus que 3 200 euros à cause d'une baisse de 20 % du portefeuille, le nouveau participant doit verser 3 200 euros pour avoir le même nombre de parts que les autres. A l'inverse, si le portefeuille a gagné 20 % et que la part vaut 4 800 euros, c'est cette somme qu'il devra verser pour se mettre au niveau des autres. En aucun cas un nouveau membre doit être pénalisé ou favorisée à l'occasion de son entrée.
Il peut arriver que la quote-part soit supérieure à 5 500 euros. Dans ce cas, le rattrapage devra être étalé sur plusieurs exercices.

Le nouveau clubiste ne veut pas ou ne peut pas rattraper les autres. Cela ne pose absolument aucun problème. Sa quote-part du portefeuille sera fonction des versements qu'il va effectivement effectuer. Cela pourra aussi avoir un impact sur ses droits de vote si le club a choisi le mode de scrutin proportionnel.

La sortie

Nul n'est tenu de rester dans l'indivision. Tout membre qui décide de sortir de son club peut le faire à tout moment à condition, toutefois de respecter un certain formalisme (article 18 des statuts) : une lettre recommandée avec accusé de réception adressée au Président avec un préavis en général fixé à un mois. De plus, des pénalités de sorties, qui s'élèvent le plus souvent à 2 %, peuvent être prélevées sur la part que le membre démissionnaire a acquise sur l'actif net du club.

Que faire dans le cas du décès d'un membre ?

Le club d'investissement étant une indivision, le décès d'un des co-indivisaires n'est pas sans conséquence et implique que le club prenne un certain nombre de dispositions.

Le club n'est composé que de cinq membres. Dans ce cas, en vertu l'article 3 des statuts, il est dissout puisque le nombre minimum de cinq participant n'est plus respecté. Ce sont alors les règles de la dissolution et ses mécanismes qui s'appliquent.
Le club est composé de plus de cinq membres. Ce sont les mécanismes du départ d'un membre qui s'appliquent avec, toutefois, certaines particularités exposées dans l'article 19 des statuts. En effet, l'indivision ne se poursuit pas avec les héritiers du défunt. Ces derniers ne rentrent donc pas dans le club. Ils reçoivent leur quote-part de l'actif du club à laquelle aurait eu droit le défunt au jour du décès. Cette part est calculée sur la base des cours de clôture constatés à cette date, déduction faite d'un montant forfaitaire à déterminer représentant les frais (article 19 et 18 des statuts). Le paiement est fait directement aux héritiers sur la justification de leur qualité ou, ce qui est nettement préférable, entre les mains du notaire chargé de la succession. En effet, l'article 19 statuts est imprécis sur l'attribution qui peut être délicate s'il y a plusieurs ayant-droits. C'est pourquoi il est vivement conseillé de verser le montant dû au notaire en charge de la succession qui pourra ainsi procéder à la répartition sous sa seule responsabilité.

Attention aux écueils !

Les clubs d'investissement recèlent un potentiel important. A condition d'éviter quelques obstacles, essentiellement d'organisation et de comportement. Pour vous éviter d'être pris au dépourvu, voici quelques conseils élémentaires.

Il faut déléguer.

Cela peut paraître une évidence mais la participation de tous n'est pas aisée à obtenir. Notre conseil aux membres du Bureau et, en particulier, au Président : « Déléguez, déléguez et déléguez encore… ou vous vous retrouverez avec l'essentiel du boulot ». Essayez de sentir au plus vite le pouls du groupe et assurez-vous que chacun prend une part équitable du travail à réaliser. Tout clubiste qui ne contribue pas suffisamment peut soit être un fumiste soit être gagné par l'ennui parce qu'il a le sentiment de ne pas être assez impliqué.

A l'inverse, celui ou ceux qui en feront trop peut en vouloir aux autres et finir par prendre des responsabilités excessives. Certains peuvent être réticents à se porter volontaire car ils n'on pas confiance dans leur capacité à effectuer des recherches sur les valeurs. N'hésitez pas à les guider dans l'intérêt de tous.

Quand l'ennui rode

Avec le temps, la motivation des membres du club put s'émousser. Cela est particulièrement vrai dans les périodes où la Bourse monte ou baisse sans discontinuer. Les gens se demandent alors à quoi peut bien servir un club puisque, dans le premier cas, on gagne à tous les coups et, dans le deuxième, investir avec succès est particulièrement difficile. Cela peut arriver aussi aux clubs qui s'installent dans une routine pendant plusieurs années sans rien essayer de nouveau. N'hésitez pas à bousculer les procédures, changez de philosophie d'investissement, renouvelez le Bureau, organisez des visites de site, invitez un intervenant extérieur… Bref, gardez votre club vivant.

Attention au miroir aux alouettes !

Un club qui n'y prend pas garde peut facilement être mis en danger par un membre (ou un animateur) trop savant et trop entreprenant. Soyez vigilants et ne vous écartez pas dangereusement de saines pratiques d'investissement. Si, à la suite d'une lecture, un membre s'enthousiasme pour une technique boursière que vous ne comprenez pas ou mal ou pour une valeur soit disant bon marché au comportement très volatil, commencez par vous méfier. Restez-en aux fondamentaux.

Les pièges du temps

Faire partie d'un club d'investissement demande d'y consacrer du temps. Assurez-vous que vous, comme les autres, en avez à lui consacrer et êtes disposés à le faire. Si vous pensez qu'il vous faut de deux à quatre heures de recherche et de travail pour préparer une réunion mensuelle qui durera de une à trois heures, cela veut dire que vous devrez de trois à sept heures par mois à votre activité de clubiste. Ce qui est tout à fait gérable pour la plupart des gens mais autant que les choses soient claires dès le départ pour tous.

Si vous trouvez que cela fait beaucoup, regardez donc par l'autre bout de la lorgnette. Si vous voulez investir avec succès à titre individuel, vous allez de toute façon devoir étudier et suivre les entreprises dont vous avez acheté les actions. Pour beaucoup de gens, faire partie d'un club d'investissement ne change pas grand-chose au travail qu'ils effectuent déjà. Et n'oubliez pas que cela vous permettra de bénéficier du travail des autres.

Gare aux erreurs de calcul

Cela peut paraître évident mais faites très attention aux comptes et à la façon dont vous calculez la performance (voir chapitre 8). En particulier, ne confondez pas versements et gains. Si vous accueillez un nouveau membre, ne lui faites pas supporter vos pertes passées ni bénéficier de vos gains. Et n'oubliez pas que si investir implique utiliser les mathématiques vous en resterez toujours aux bonnes quatre vieilles opérations que vous avez apprises à l'école primaire plus les pourcentages.

Amusez-vous !

Ne vous prenez pas au sérieux. Le club d'investissement est une aventure collective dans laquelle vous n'investissez que peu d'argent. C'est aussi une activité sociale dans laquelle l'humour compte autant que le bon sens.

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